Le bulletin de paie électronique dans les entreprises de Monaco
Les entreprises du secteur privé peuvent désormais proposer à leurs salariés des bulletins de paie dématérialisés. Il appartiendra aux salariés de décider s’ils souhaitent recevoir leur fiche de paie par email ou toujours par courrier. Encourager les entreprises à passer aux fiches de paie sans papier fait partie des efforts de la Principauté pour accompagner la transition vers l’économie numérique.
Les entreprises monégasques génèrent chaque année environ 620 000 bulletins de salaire en utilisant de grandes quantités de papier et d’encre. Cependant, à partir de cette année, le gouvernement monégasque a légalement autorisé les bulletins de paie électroniques qui peuvent être émis dans les mêmes conditions que la version papier classique.
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Tenant compte du fait que les bulletins de salaire papier coûtent jusqu’à trois fois plus que les bulletins de paie numériques, les entreprises pourraient désormais réaliser des économies substantielles en termes de temps, d’espace et de consommables, lorsqu’elles passent à l’option écologique tout en encourageant leurs employés à être soucieux de l’environnement.
Système souple
L’initiative est souple et permet aux entreprises d’y adhérer volontairement. Les employeurs peuvent donc choisir de passer aux bulletins de paie numériques et les employés peuvent s’opposer au changement. Plus important encore, le régime permet aux employeurs et aux employés de changer d’avis à une date ultérieure. De plus, les employeurs peuvent choisir de conserver eux-mêmes les bulletins électroniques ou de recourir à un prestataire de services.
Droits du salarié
Le gouvernement exige des employeurs qu’ils protègent les droits des salariés lorsqu’ils émettent des bulletins de paie numériques. Ceux-ci doivent être communiqué de manière privée et sécurisée et préalablement certifié par un cachet ou une signature électronique. Les bulletins de paie numériques doivent également être identiques à la version papier classique et doivent être conservées pendant la même durée de fiche de paie imprimée. Les employés peuvent choisir entre recevoir leur nouveau bulletin de paie sous forme de pièce jointe à un e-mail ou sous la forme d’une notification les invitant à se connecter à un coffre-fort numérique avec leur nom d’utilisateur et leur mot de passe.
Reste à savoir à quelle vitesse les entreprises monégasques feront leurs adieux à la conversion du courrier postal en courrier électronique. Pendant ce temps, les fonctionnaires et agents de l’Etat pourront opter pour les bulletins de paie numériques plus tard dans l’année tout en apportant leur propre contribution à la réduction de l’impact environnemental.